Como acompanhar o desenvolvimento do seu negócio sem ter acesso a informações precisas sobre os recursos que entram ou saem todos os meses? Você há de concordar que é um tanto difícil, não é mesmo?
Por isso, fazer um bom controle de caixa é fundamental. E, para tanto, você deve fazer um grande esforço de organização e dominar determinados tipos de ferramentas de gestão. No post de hoje, você poderá acompanhar várias dicas nesse sentido.
Trataremos de conceitos como movimento fiscal e de caixa, controle de estoque e sistemas de gestão. Não deixe de conferir!
Movimento fiscal
Mencionamos que o controle de caixa demanda um grande esforço da organização. O movimento fiscal é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logos nos primeiros dias do mês.
Neste caso, dar atenção às obrigações tributárias é essencial. Isso porque, em algumas ocasiões, a empresa torna-se responsável pela obrigação tributária.
Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.
Saiba o que levantar no movimento fiscal:
- Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
- Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.
- Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
- Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.
Movimento contábil
Como os documentos fiscais, os documentos de movimento contábil também devem ser registrados em seu controle de caixa. Mas quais são esses documentos? Confira mais esta lista:
- Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
- Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
- Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
- Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.
Controle de estoque
O controle de estoque é uma obrigação legal de qualquer lojista. O não atendimento a essa demanda implica, inclusive, punições e multas. Portanto, o livro inventário da sua loja deve estar sempre atualizado.
Além de evitar essas sanções, controlar o seu estoque contribui para a gestão do seu caixa. Afinal de contas, como projetar com precisão a aquisição de novos produtos e insumos?
Gestão financeira
A observação de todos os conceitos já enumerados é fundamental. Contudo, sem uma boa gestão financeira, o seu controle de caixa não será eficiente.
Pode-se considerar a gestão financeira como um conjunto de procedimentos que envolvem:
- Organização do plano de contas
- Controle de lançamentos financeiros
- Demonstrações de regime de caixa (fluxo de caixa)
- Demonstrações de regime de competência (demonstrativo de resultado do exercício)
- Pagamentos e recebimentos futuros (contas a pagar e a receber)
- Organização financeira (centros de custos, controle de bancos, formas de pagamentos, clientes e fornecedores)
- Planejamento financeiro (controle orçamentário)
- Tomada de decisões sobre investimentos e financiamentos
Ou seja: ela fornece, à gestão de negócios, todo o subsídio necessário para fazer seu planejamento, garantindo a boa administração financeira.
Não é necessário que todas as empresas controlem todas essas funções. A verdade é que o nível de gestão financeira vai depender das características e tamanho do negócio em questão. De toda forma, se você não está alinhado com alguns ou todos esses pontos, talvez precise repensar como as finanças do seu negócio estão acontecendo.
Faça um Fluxo de Caixa
É costume dos comerciantes fazer uso da expressão “fechar o caixa” quando precisam conferir todo o montante pago e recebido naquele dia de atividade antes de fechar as portas do comércio. Ainda que um empreendedor não tenha um comércio, seguir essa tendência dos comerciantes e passar a controlar o fluxo de caixa para loja de móveis é uma atitude necessária para um melhor funcionamento de uma empresa.
O cuidado com o caixa permite um controle das transações financeiras do negócio e uma melhor administração dos números.
Mas você sabe como fazer um fluxo de caixa para uma loja de móveis?
O que é fluxo de caixa?
Chamado na língua inglesa de cash flow, o fluxo de caixa é uma ferramenta útil de gestão financeira que, quando aplicada dentro dos negócios, realiza o controle das transações financeiras (tanto as entradas quanto as saídas de recursos financeiros) de uma empresa. Assemelha-se à ideia do “fechar o caixa” utilizada no comércio.
Para simplificar em uma frase o conceito, o fluxo de caixa para loja de móveis é o próprio controle do dinheiro que entra e sai em determinado prazo.
Quando fazer o fluxo de caixa para loja de móveis?
Como uma ferramenta da gestão financeira da empresa, o fluxo de caixa para loja de móveis deve ser feito todos os dias. Ou, quando não há movimentação diária, pelo menos uma vez por semana. O fluxo deve ser feito por todo profissional, inclusive os autônomos. Conhecer o fluxo do dinheiro dentro da loja de móveis é necessário para ajudar a manter as contas da empresa atualizadas e controladas.
4 dicas de como montar um fluxo de caixa para loja de móveis
Independentemente do tamanho ou tipo de sua empresa, o uso do fluxo de caixa para loja de móveis é essencial para que você controle suas finanças e entenda melhor o fluxo de recursos na sua loja de móveis.
Neste post também, você vai ver 4 dicas de como montar um fluxo de caixa para sua loja de móveis planejados. Além de evitar erros na elaboração, você ainda vai compreender algumas outras funcionalidades desta ferramenta financeira essencial na gestão. Acompanhe!
Escolha um período e separe os saldos iniciais
A escolha de um determinado período para o início do controle de fluxo de caixa para loja de móveis é essencial. A partir deste momento, é preciso registrar todas as entradas e saídas de recursos.
Além disso, você precisa separar todos os saldos iniciais, não só de caixa, mas também de contas correntes, pois estas representam fluxo de valores monetários que transitam por sua empresa. A partir da escolha de uma data e da separação dos valores, é só anotar todos os saldos iniciais e seguir para a próxima etapa.
Separe e registre as entradas e saídas
Com o uso de uma planilha eletrônica ou, de preferência, um software de gestão, separe todas as entradas e saídas de recursos e comece a registrá-las.
Após considerar os saldos iniciais, na coluna de entradas do seu fluxo de caixa você registrará todos os valores efetivamente recebidos, geralmente representados por valores de clientes.
Já na coluna de saídas você deverá registrar todos os pagamentos que envolvam o caixa e as outras contas que representam recursos financeiros.
Divida as despesas e receitas por categorias
Uma dica importante e que pode auxiliar no processo de gestão é a separação das despesas por categorias. Assim, você poderá entender melhor como estão seus gastos com contas de consumo como telefonia, internet e energia elétrica. Ou com salários de funcionários e outros gastos da loja.
Você também poderá separar os clientes da loja de móveis. Isso torna possível conhecer aqueles que têm uma maior movimentação, como estes estão pagando suas dívidas, entre outras análises.
Apure o seu saldo final
Quando você confrontar os saldos iniciais com as entradas e saídas de um determinado período, você terá o seu saldo de fluxo de caixa da loja de móveis. Dê preferência à elaboração diária, que mostra como está a movimentação do dia da sua empresa e também permite saber o que realmente você tem de recursos disponíveis.
Neste ponto, você pode começar a trabalhar com as sobras de caixa, utilizando-as para adiantar pagamentos, por exemplo, e conseguir descontos ou ainda investir o dinheiro que não está sendo usado em alguma aplicação financeira. Você também pode fazer algumas projeções que lhe ajudarão a programar o futuro de sua loja de móveis.
Analise os dados obtidos
Você já realizou agora todos os preenchimentos de planilhas. É hora de olhar atentamente para os seus saldos.
Uma dica importante é fazer gráficos do andamento da sua empresa, tarefa que fica fácil quando guiada pelas planilhas. A partir de gráficos e esquemas, a visão das entradas e saídas fica ainda mais clara e você pode observar onde está tendo prejuízos e lucros.
Use os dados conquistados com o fluxo de caixa para otimizar os pontos negativos e potencializar os pontos positivos das entradas e saídas de dinheiro na sua empresa. Não deixe de preencher os dados diariamente. Logo você perceberá os benefícios do cash flow adequado para a sua empresa.
4 erros no fluxo de caixa que você precisa eliminar
O fluxo de caixa é muito importante para qualquer loja. Afinal de contas, é ele que apresenta claramente se a sua empresa anda bem ou mal das finanças. Mas não é só isso: calcular o fluxo ajuda a discriminar todos os seus gastos e recebimentos O que facilita a sua tarefa de encontrar as travas que andam dificultando o crescimento da sua loja e também os pontos fortes do seu negócio.
Ainda assim, é comum encontrarmos falhas cruciais que podem comprometer o resultado do fluxo de caixa. E passar impressões enganosas sobre a saúde financeira do seu estabelecimento. Quer saber quais são os principais erros no fluxo de caixa da sua loja de móveis?
Utilizar anotações imprecisas
Um fator fundamental para um fluxo de caixa para loja de móveis bem calculado é a clareza nos registros. No entanto, ainda é muito comum encontrar estabelecimentos que trabalham com folhas de papel ou post-its para registrar gastos específicos e fixos.
Adotar essa prática pode acarretar em erros que comprometem não só o fluxo de caixa, mas a situação financeira do seu negócio. Mesmo que você consiga organizar a papelada avulsa, pense no tempo perdido somente para ordenar os registros.
Um desperdício, não?
Então, abandone de uma vez por todas as anotações e invista em planilhas ou softwares específicos. Crie categorias para os gastos, separe os custos fixos e variáveis e capacite a sua equipe. Assim você saberá rapidamente e com exatidão a quantas anda a finança da sua loja.
Calcular o fluxo de caixa com intervalos longos
Atente-se a uma coisa: o fluxo de caixa ideal deve ser mensurado diariamente!
Isso mesmo que você acabou de ler. Diariamente.
Dessa forma, você confere ainda mais precisão ao cálculo e ainda consegue monitorar minuciosamente o caixa da sua loja. Se você não for capaz de realizar o fluxo a cada dia, tente ao menos fazê-lo a cada semana. Essa mudança já será suficiente para melhorar consideravelmente o seu controle sobre o dinheiro da sua empresa.
Contar com dinheiro que ainda não é seu
Um erro muito comum em fluxos de caixa é quando a loja adiciona às receitas pagamentos que ainda não foram debitados. É o que ocorre quando, por exemplo, você dá a opção de compras parceladas para os clientes ou realiza uma venda futura.
Digamos que um consumidor tenha comprado uma cozinha na sua loja por R$ 18.000 financiados em 5 vezes e com uma entrada. Você não pode, só porque efetuou a venda, contabilizar o ganho de R$18.000,00. Pois deve lembrar que há a retenção da financeira e que o correto é contabilizar apenas o valor recebido até o fechamento do fluxo de caixa. Abolir esse péssimo hábito evita que sua loja gaste o que não tem. E mostra realmente o quanto a sua empresa recebeu na semana ou no dia.
Previsões irreais: um dos principais erros no fluxo de caixa
Otimismo é muito importante no mundo dos negócios. Mas limites são necessários para manter os pés no chão. Por isso, é fundamental evitar previsões exageradas de faturamento.
Agindo dessa forma, você evita que a sua loja sofra com erros de cálculo. E não possa arcar com os gastos previstos, gerando prejuízos. Portanto, uma projeção equivocada pode criar uma grande barreira para o crescimento da sua loja.
Só por meio de um fluxo de caixa com previsões precisas você saberá se a sua loja de móveis é realmente rentável!
Se você ainda tiver dificuldades com o cálculo do fluxo de caixa, que tal pesquisar sobre um software especialmente planejado ou um sistema de gestão para essa tarefa? Essa ferramenta resolve a parte burocrática. E ainda fornece relatórios para que você possa solucionar eventuais problemas. E ainda se concentrar somente em pensar maneiras de fazer a sua loja de móveis crescer ainda mais!
Sistemas de gestão para controle de caixa
Ao longo deste post, você deve ter percebido que manter um bom controle de caixa não é fácil. São muitas informações para gerir e centralizar, tornando a vida do gestor comercial um verdadeiro caos.
Nesse sentido, podemos afirmar que médios e grandes negócios já não têm condições de sobreviver sem o auxílio de um bom sistema de informação, capaz de reunir e organizar todas as informações de que você precisa.
Nesse segmento, temos uma solução que se destaca das demais pela sua eficiência. Estamos falando do sistema de gestão FoccoLOJAS. Ao investir nesse diferencial para o seu negócio, você poderá acompanhar dados sobre o dia a dia fiscal da sua empresa, estatísticas de vendas, informações sobre a sua carteira de clientes e muito mais.
E o melhor: tudo isso em uma mesma plataforma. Gostou dessa novidade e de nossas dicas sobre controle de caixa?
