Saiba como organizar o setor de contas a receber de forma eficiente

A inadimplência é um dos maiores inimigos de uma empresa. Clientes devedores geram um buraco perigoso no seu caixa, sendo que isso inviabiliza o pagamento das despesas e custos da sua loja. No entanto, grande parte desses débitos pode ser evitada e solucionada com um bom controle de contas a receber.

O acompanhamento previne esse problema, uma vez que identificará os devedores em tempo hábil para cobrá-los ou praticar outras medidas de cobrança. Isso ajudará a receber o seu dinheiro em dia e otimizará os resultados do seu negócio, evitando que feche o mês no vermelho e que não tenha capital para fazer vendas a prazo.

Para não ter problemas financeiros relacionados à inadimplência na sua loja de móveis, confira dicas e ações para controlar os seus recebimentos. Continue lendo!

Facilite o pagamento antecipado

Vender a prazo é uma maneira de aumentar as suas vendas e captar compradores, já que nem sempre eles têm o dinheiro em mãos para pagar. No entanto, nem sempre isso é uma vantagem para você, já que abre portas para a inadimplência e não poderá contar com esse valor até que ele realmente esteja no seu caixa.

Então, uma boa estratégia é oferecer vantagens para facilitar o pagamento à vista, ou antes das datas de vencimento. A melhor maneira de fazer isso é disponibilizando descontos ou abatimento em algum valor. Essa é uma forma eficiente de controlar as suas contas a receber porque reduz o risco de atrasos, incentiva o consumidor a ficar em dia e ainda promove a satisfação do cliente.

Mantenha o relatório atualizado   

O seu relatório de faturamento precisa ser atualizado sempre que houver uma entrada no seu caixa. Sem esse gerenciamento em dia, não conseguirá fazer o cruzamento de informações e identificar qual cliente já pagou, quais parcelas estão em aberto, quais já venceram e quem são os consumidores inadimplentes.

Manter esse registro em dia também auxiliará a evitar gastos superiores ao seu faturamento. Isso é possível porque conseguirá visualizar se as contas a pagar estão superiores ao valor faturado, sendo esse um indicativo de que é necessário conter gastos e rever processos.

Tenha um controle diário das contas a receber

Imagine quantas informações serão desconsideradas se a sua loja ficar apenas um dia sem fazer a atualização dos recebimentos? Além de não dar baixa sobre quem efetuou o pagamento em dia ou antes da data de vencimento, não saberá quais estão com débitos. Outro problema gerado é que será impossível fazer o cruzamento de informações com o seu relatório de faturamento e obter dados atuais e confiáveis.

Em contrapartida, o seu time precisa lidar com um fluxo grande de informações e processos e, com isso, algumas tarefas ficam prejudicadas. Para garantir que o controle de contas a receber seja diário e atualizado a cada movimentação, a melhor estratégia é a automação.

Um software de gestão financeira otimizará todo o seu monitoramento de recebimentos e de inadimplentes. Essa é uma ferramenta que fará todo o trabalho e coletará dados atualizados para as suas ações de cobrança.

Organize as suas contas

A organização é o primeiro pilar de qualquer tipo de controle. Assim como você precisa ordenar as suas despesas por setor e credor, o mesmo deve ser feito com as contas a receber. Então, desenvolva um padrão para a organização desses valores, com cliente, produto ou serviço que foi feito, quantidade de vezes que foi parcelado e as suas devidas datas de vencimento.

Para isso, o seu controle de caixa precisar ser atualizado, pois as contas a receber precisam ser relacionadas àquelas que precisa pagar e aos prazos. Outras medidas para organizar as suas contas são:

  • monitore o índice médio de inadimplência mensalmente;
  • trace metas e estratégias para cobrança;
  • tenha um cadastro de clientes com informações atualizadas de histórico de compras, telefones e e-mail para contato, valores quitados e em aberto.

Separe os gastos pessoais dos empresariais

Um equívoco grave, porém comum entre os empresários de pequenos e médios negócios, é misturar as finanças pessoais com as do negócio. Essa é uma prática que inviabiliza o seu controle de contas a receber, já que dificilmente saberá se o dinheiro é de casa ou da loja.

Então, se você ainda comete esse erro de gestão, separe as contas bancárias o quanto antes, pois a sua empresa precisa ter uma conta CNPJ. Isso é importante até mesmo para prestar contas ao fisco e fazer o seu balanço financeiro. Depois, é necessário que o empresário defina o pró-labore e não pague as contas da loja com o dinheiro pessoal e muito menos utilize o caixa para quitar débitos domésticos.

Centralize informações

Na Focco, reforçamos a importância de gerir os negócios de maneira integrada e que favoreça a centralização de informações. Tudo em um comércio funciona de maneira interligada, ou seja, um departamento influencia e depende do outro.

Para fazer essa integração, você precisa ter um software ERP. Essa é uma ferramenta que integrará setores e processos para que tenha informações atualizadas de todos eles e de maneira que funcionem em equilíbrio.

Conte com a tecnologia

Como pode perceber, em todas as etapas do controle de contas a receber você precisará ter um sistema. Como dissemos, as lojas precisam lidar com um grande fluxo de informações, e somente a tecnologia é capaz de auxiliar a sua equipe a monitorar esses dados.

Ela será a sua aliada para adotar a gestão integrada, tornando sua administração mais eficiente, automatizando tarefas para evitando erros e falhas em cálculos. Isso acaba otimizando o seu controle e ainda reduz custos, principalmente com desperdícios.

Para isso, é preciso trabalhar com softwares atualizados e com fornecedores que disponibilizem um bom suporte de pós-venda. O FoccoLOJAS é uma solução completa para integrar todos os processos da sua loja de móveis. É um sistema de gestão que atua de maneira programada, ou seja: você define as etapas do fluxo de trabalho.

Além disso, ele é um software responsivo, muito simples de trabalhar e de fácil implantação, sendo esses fatores importantes para a aceitação da sua equipe. O melhor é que tudo isso funciona pela web. Com isso, você pode acessar as informações da empresa pelo seu celular e de qualquer lugar que estiver.

O controle de contas a receber é assunto sério, pois pode interferir negativamente no andamento e no crescimento da sua empresa. Então, não perca mais vendas e garanta a segurança e eficiência da sua gestão financeira com ferramentas atualizadas e que automatizam tarefas.

Precisando de uma solução completa na sua loja? Acesse o nosso site e conheça as funcionalidades e benefícios do FoccoLOJAS para o seu negócio!

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