Um objetivo que é muito desejado e igualmente desafiador para praticamente todos os gestores é o de reduzir custos operacionais. Os negócios estão sempre em busca de cortar despesas desnecessárias sem perder a qualidade do serviço, garantindo a competitividade e a saúde da empresa.
No entanto, não existe uma fórmula mágica para isso. Diminuir os gastos requer planejamento e um controle eficiente — ou você pode comprometer o desempenho de algumas partes do negócio. Ao cometer erros muito graves, as repercussões podem afetar bastante várias partes da empresa.
Felizmente, não é impossível organizar as finanças do negócio, em especial se você seguir as 7 dicas que preparamos. Confira!
1. Entenda a fundo o seu negócio
Para garantir que a empresa esteja gastando apenas o necessário, é preciso conhecer os detalhes, os processos e os gargalos de todo o negócio. Por exemplo: se alguém perguntar qual é o gasto mensal da sua companhia com a compra de determinado suprimento, você saberia responder?
É importante manter históricos, dados e o máximo de informações sobre todos os processos do seu negócio. Trata-se de ótimas fontes para identificar oportunidades de redução de custos e necessidades de otimização em diversos setores. Se for necessário fazer cortes emergenciais, você saberá quais áreas devem ser priorizadas.
2. Identifique e avalie todos os custos envolvidos
Depois de estudar e compreender melhor como funcionam os processos dentro da sua empresa, o próximo passo para reduzir os custos é saber quais são eles e qual o nível de prioridade de cada um. Afinal, antes de poder cortar qualquer coisa, você precisa definir os gastos.
Se houver um bom controle financeiro na sua empresa, essa tarefa não deve ser muito difícil. Basta conferir as listas de gastos até o momento e colocar tudo em um papel. Isso fornecerá a natureza das despesas e seus valores médios.
Em seguida, é necessário analisar tais gastos, identificando aqueles que precisam ser cortados e os que devem ser mantidos. Assim, você terá um bom parâmetro para tomar certas decisões no futuro.
3. Engaje seus funcionários na tarefa de reduzir os custos operacionais
A participação da equipe em qualquer processo é o que mais faz diferença no potencial de qualquer negócio — especialmente em tarefas que exigem esforço conjunto. Esse é o caso da maioria dos cortes de custos, já que algumas despesas são causadas por atitudes tomadas no dia a dia.
As gerências e diretorias devem, sem dúvidas, dar o exemplo. No entanto, os gestores não vão conseguir sustentar sozinhos uma política de redução de custos ao longo do tempo. É preciso treinar e engajar os funcionários, para que eles também pensem em maneiras de poupar dinheiro no dia a dia.
Você deve conscientizá-los sobre a importância de manter uma empresa enxuta, garantindo a continuidade do negócio e assegurando a remuneração e o trabalho deles. Também é possível criar políticas de incentivo e premiação para os setores ou funcionários que implementarem ideias de redução de custos.
4. Reavalie os contratos e as relações com fornecedores
Muitas vezes as empresas fecham contratos e estabelecem relações com fornecedores, mas passam anos sem revisar essas contratações. Isso vale para tudo, desde planos telefônicos até serviços de logística: é importante que você reavalie periodicamente as companhias parceiras.
Fornecedores de serviços, como internet, telefonia e manutenção de equipamentos, costumam ter alto impacto nas despesas fixas da empresa, pois precisam ser renovados constantemente. Sendo assim, qualquer corte feito geralmente traz bastante retorno no médio e longo prazo, desde que não comprometa a qualidade do trabalho ou o dia a dia dos colaboradores.
Renegocie contratos e busque soluções alternativas com foco na redução de custos. Muitas vezes, é possível economizar bastante apenas buscando se aproximar dos fornecedores para estabelecer relações duradouras.
5. Dê atenção aos custos de logística
Frequentemente, essa área é uma das que mais pesam nos orçamentos de muitos negócios, pois tudo nela precisa funcionar para que as demais mantenham um bom desempenho. É claro que bons serviços de logística e transporte são indispensáveis para cumprir prazos e garantir a satisfação dos clientes. Apesar disso, é possível e necessário reduzir as despesas no setor.
O primeiro método é a previsão de demandas, ou seja, definir exatamente quanto precisa ser investido em logística para cumprir as tarefas do departamento. Boa parte das despesas extras da área é resultante de uma infraestrutura excessiva — exemplo disso é uma transportadora que não tem demanda para todos os seus veículos, os quais ainda geram custos de manutenção.
Acompanhar a logística para encontrar maneiras de torná-la mais eficiente exige atenção e dedicação, mas é uma prática recompensadora. Sendo assim, otimize as rotas, controle o gasto de combustível, treine os funcionários para diminuir os riscos de acidentes etc. Se for necessário, diversifique seus fornecedores para garantir que certos conflitos de logística tenham menor impacto em seu desempenho.
As ferramentas tecnológicas são algumas de suas maiores aliadas nesse ponto. Além de servirem para facilitar diversas tarefas do dia a dia de trabalho, elas contribuem bastante com o acompanhamento das despesas e a análise de dados relevantes. Isso pode ser de grande ajuda na hora de tomar decisões.
6. Considere investir em terceirização
Ter uma estrutura própria para cumprir determinadas tarefas é bastante útil e, em muitos casos, mais econômico no longo prazo. Porém, em certos cenários, isso exige tanto investimento e coordenação dentro da empresa que acaba não compensando o esforço. Em tais contextos, buscar um serviço terceirizado pode ser a melhor solução.
Atividades como transporte, manutenção e limpeza, entre outros serviços secundários, quase sempre são prestadas da melhor forma por empresas especializadas. O mesmo vale para consultorias e outros trabalhos pontuais.
7. Adote um sistema de gestão para reduzir os custos operacionais
Falando em sistemas, chegamos à nossa última dica. Colocar todas essas ações em prática diariamente pode ficar mais fácil se você utilizar um software de gestão adequado — melhor ainda se ele for especializado para a área de atuação da sua empresa e contar com um bom suporte.
Com um sistema de gestão de qualidade, você terá todos os dados da sua loja em mãos de maneira rápida e completamente integrada. Assim, será muito mais fácil monitorar tudo o que acontece, levantar números, identificar falhas e, consequentemente, reduzir os custos operacionais.
Com todas essas dicas à sua disposição, ficará bem prático reduzir os custos que incidem sobre sua empresa e maximizar a rentabilidade do negócio. Dessa forma, desde que você continue acompanhando suas finanças e invista em tecnologia para otimizar o trabalho desenvolvido, não deve ser difícil garantir o melhor resultado.
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