Uma das formas mais usuais de se fazer controle de projetos para lojas de móveis é através de planilhas no Excel. Projetado especialmente para o gerenciamento, o Excel é um programa da Microsoft muito utilizados por empresas para suas operações financeiras e contábeis. Neste post, veja como usar planilhas para fazer o controle de projetos para lojas de móveis!

O que é controle de projeto?

O controle de projeto é o conjunto de todos os processos realizados para acompanhar e avaliar a execução de um trabalho, identificando problemas e procedendo com as correções necessárias. Ou seja, o controle de projeto é constituído por 3 etapas: acompanhamento, avaliação e ações corretivas.

Acompanhamento

Nessa etapa, são recolhidos os dados referentes ao planejamento de uma atividade, diferenciando as possibilidades previstas das condições reais. É aconselhável um acompanhamento periódico (semanal, quinzenal e mensal). Assim, todos os registros devem ser arquivados de modo simples, acessível a consultas, com um histórico da evolução do projeto, incluídos os custos e as entregas.

Além disso, o acompanhamento deve ser feito a intervalos que respeitem o prazo necessário para a correção dos erros e a possibilidade de antecipação de novas falhas.

Avaliação

Trata-se da análise dos dados em um momento posterior, fazendo comparações e identificando possíveis falhas. A avaliação dos dados permite identificar as causas das falhas e desvios de forma a interferir de forma decisiva na correção, eliminando também as possibilidades de que essas causas e suas consequências retornem em um momento futuro.

O Diagrama de Ishikawa é um gráfico muito utilizado para essa avaliação. Ele consiste em uma espinha de peixe apontando para um problema e tendo, ao longo de seu corpo, as potenciais causas e suas ramificações. Por isso, esse diagrama também é chamado de Diagrama de Causa e Efeito.

Ações corretivas

Identificadas as falhas, bem como suas causas, cabe aos responsáveis tomar as medidas de correção necessárias para que o projeto possa ser executado. Nesse sentido, as ações corretivas visam reorganizar o projeto, devolvendo a sua forma e finalidade originais. O uso de medidas corretivas deve ocorrer o quanto antes, a fim de eliminar os erros e suas causas antes que se tornem problemas mais difíceis de solucionar.

Vantagens do controle de projetos

Fazer o controle de projetos traz inúmeros benefícios, como:

• Ajusta sua loja ao mercado consumidor e ao cliente;
• Reduz as possibilidades de imprevistos durante a execução das atividades, já que todos os dados foram recolhidos, documentados e compartilhados;
• Prevê situações desfavoráveis e permite que sejam tomadas as medidas preventivas antes que essas situações se tornem problemas de porte maior;
• Contribui para o desenvolvimento de diferenciais competitivos e de novas técnicas com valor agregado, considerando as metodologias mais avançadas utilizadas no mundo dos negócios;
• Facilita a execução de projetos no futuro;
• Compartilha conhecimento organizacional entre todos os setores da loja;
• Contribui para a melhor tomada de decisões;
• Reduz gastos e prejuízos financeiros.

Controle de projetos no Excel

Para fazer o gerenciamento de projetos para lojas de móveis no Excel, é preciso saber usar suas ferramentas. Primeiramente, deve-se definir a data de início e término do projeto na linha do tempo mensal. A linha do tempo deve ser configurada clicando na ferramenta “Formatação Condicional”, na faixa de opções “Estilos”. Essa ferramenta oferece a possibilidade de “Criar Nova Regra” e estabelecer uma fórmula para ser aplicada nas células da planilha que se encontram dentro do prazo determinado. A partir da fórmula adotada, todos os dados serão atualizados automaticamente dentro de seu projeto.

Lembre-se de que é muito importante manter esse controle para evitar falhas e prejuízos! Como costuma gerenciar os projetos de sua loja de móveis? Já usa o Excel? Então, compartilhe suas experiências aqui nos comentários!