Imagine o seguinte cenário: sua loja de móveis recebe um novo cliente e você deve preparar o pedido. Mas a equipe responsável pelo estoque não é informada a tempo, pois tem que lidar com os fornecedores. O vendedor, por sua vez, não pode arrumar tudo sozinho, pois ele mesmo precisa lidar com outros atendimentos. Há muitas tarefas e pouca organização — isso é o que acontece quando o fluxo de trabalho não é bem planejado.
Otimizar o fluxo de trabalho de uma loja de móveis é importante para:
- aprimorar os métodos,
- eliminar problemas,
- e conseguir resultados cada vez mais satisfatórios.
Apesar das vantagens que essa atividade proporciona, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre como isso pode ser feito. Por isso, elaboramos este passo a passo, explicando melhor as ações que podem ser tomadas. Confira!
O que é o fluxo de trabalho?
De forma bem simples, o fluxo de trabalho diz respeito ao conjunto de tarefas que são executadas dentro de uma organização, incluindo a ordem em que essas ações devem ser executadas.
A ideia é que esse fluxo sirva como um mapa para orientar o dia a dia do seu negócio, facilitando a solução de problemas e a otimização do desempenho.
A aplicação desse conceito pode mudar de acordo com o contexto do seu empreendimento — porém, o princípio e os objetivos são os mesmos. A medida que você compreende melhor os processos executados dentro da sua loja, fica mais fácil desenvolver um fluxo mais eficaz e produtivo para o seu dia a dia.
Por que ele é importante para o seu negócio?
Há bons motivos para você mapear o fluxo de trabalho em seu negócio. Veja alguns deles, a seguir.
Oferece mais controle sobre os seus processos
Ter um mapa para seguir na hora de planejar seu negócio faz uma grande diferença. Sem isso, você não terá uma boa base para se orientar na hora de tomar várias decisões que afetam o seu trabalho.
Quanto mais complexo forem os processos da sua empresa, mais controle você precisa ter para garantir resultados.
Possibilita encontrar oportunidades de aprimoramento
Assim que você começar a tomar nota do fluxo de tarefas dentro do seu negócio, poderá notar certos pontos que não se encaixam e podem ser aprimorados. Dessa forma, você encontrará oportunidades para facilitar o dia a dia da equipe, além de elevar a sua produtividade.
Otimiza o aproveitamento de recursos
“Eficiência” é a sua capacidade de fazer mais com menos, de obter resultados semelhantes enquanto economiza recursos. Isso é cada vez mais importante para todas as lojas hoje em dia, especialmente no que diz respeito ao tempo da sua equipe e dos seus clientes.
Ao otimizar o seu fluxo de trabalho, você consegue fechar mais negócios sem ter que perder a qualidade e credibilidade da sua empresa.
Quais são os passos para otimizar o fluxo de trabalho da sua loja de móveis?
Há várias maneiras de otimizar os resultados obtidos em sua loja, desde que saiba como se planejar. Veja, a seguir, alguns passos que você pode dar para garantir os melhores resultados possíveis.
Realize o mapeamento dos processos
O primeiro passo, e talvez o mais importante, é realizar um mapeamento de todos os processos que envolvem o fluxo de trabalho de uma loja de móveis. Essa atividade consiste no estudo de todas as tarefas que são realizadas, e envolve:
- as pessoas e setores responsáveis por gerar a demanda de trabalho dessa tarefa;
- as informações e recursos que são necessários;
- o tempo que leva para a execução ser finalizada;
- os resultados que são gerados;
- o conhecimento de quem precisa da conclusão dessa atividade e de suas saídas (como informações e materiais, por exemplo).
Depois que todos esses dados foram identificados, é hora de montar o fluxo ou mapa dessa análise, sequenciando cada tarefa adequadamente e apontando essas questões.
Identifique as falhas e suas causas
Depois que o desenho dos processos é finalizado, é hora de identificar as falhas e em quais etapas elas ocorrem.
Vale a pena ressaltar que é preciso buscar as causas desses problemas e como evitá-las. Uma vez que é muito comum encontrar situações em que o foco está no “sintoma”, e não no gargalo. Fazendo com que as ações tomadas sejam paliativas e não resolvam de vez a questão.
Por exemplo: identificou-se que os pedidos dos clientes demoravam muito tempo para serem finalizados. Isso, provavelmente, é um sintoma de que alguma coisa no processo está errada. A causa pode estar nos cadastros que são realizados sem todas as informações necessárias, o que faz com que os vendedores necessitem buscá-las, atrasando a conclusão.
Nesse caso, deve-se entender por quais razões as informações não são incluídas — pode ser um campo inexistente no sistema ou a pressa do vendedor para finalizar o cadastro. Depois disso, elaborar as possíveis soluções e aplicá-las.
Elabore ações de correção e melhorias
Vale destacar que uma falha pode apresentar diversas causas. Por essa razão é que se faz necessária a verificação do DNA do problema. Para, então, elaborar um plano de ação que seja eficaz na correção dos erros.
Essa atividade pode — e deve — ser feita em conjunto com os colaboradores, pois eles conhecem melhor os processos e ajudam a levantar quais soluções precisam ser adotadas.
Uma forma bem eficaz de realizar esse levantamento é ouvir todas as opiniões dos funcionários da sua loja de móveis. Assim como fazer uma votação de quais são mais plausíveis e quais seriam as consequências das ações escolhidas.
Formalize os novos métodos
Com as mudanças realizadas no processo, tanto de correção de problemas quanto de melhorias, os métodos sofrem alterações. Para que o mapa do novo processo se torne conhecido, é preciso formalizá-lo, o que é feito por meio de um documento, normalmente chamado de Instrução de Trabalho.
Esse mapa detalha qual é a forma correta de execução das atividades na sua loja de móveis:
- quais ferramentas, informações e materiais são necessários para cada processo,
- o tempo médio estimado para a tarefa,
- qual é o resultado esperado,
- padrão de qualidade requerido.
Em suma, ele é feito utilizando o mapeamento inicial como base, substituindo as alterações adotadas.
Essa formalização é importante para que todos tenham ciência das mudanças e para que o treinamento de novos colaboradores se torne mais simples, uniforme e acertado. Mesmo que ele seja orientado por mais de uma pessoa.
Treine a equipe
Também é necessário treinar a equipe da sua loja de móveis, principalmente, quando há mudanças significativas nos processos. Esse treinamento deve ser aplicado tanto com relação à prática, quanto a respeito da importância de adotar os novos métodos e como eles são relevantes para o sucesso do negócio.
Porém, como fazer com que o planejamento do treinamento de equipe seja realmente efetivo? Basta seguir alguns passos simples:
- realize uma análise prévia e detalhada da equipe, que inclui o perfil de cada colaborador, suas deficiências e potenciais que possam ser mais explorados;
- identifique as lacunas e necessidades de cada setor, para, então, buscar por uma solução;
- meça o desempenho de produtividade, comparando o resultado que foi gerado com o volume de recursos que foram empregados. O resultado indicará o quanto está sendo consumido ou utilizado para cada produto ou entrega da sua loja.
Invista em tecnologia que ajude a otimizar o fluxo de trabalho em uma loja de móveis
Muitas lojas de móveis ainda têm um volume de processos manuais muito grande. O problema disso é que eles são mais demorados, sujeitos a erros e extravios de informações — o que afeta a confiabilidade dos resultados. Para que isso seja resolvido, o ideal é investir em um sistema de gestão que torne as atividades automatizadas.
Com isso, é possível garantir:
- maior agilidade,
- aumento da produtividade,
- redução do índice de erros e retrabalhos,
- e maior segurança da informação.
Em alguns casos, também é possível gerar relatórios, que fornecem uma visão mais precisa dos resultados obtidos com as atividades.
Ou seja, além de melhorar as rotinas, ele fornece um suporte para que a gestão seja mais eficaz. Além de auxiliar no processo de tomada de decisão e elaboração de novos planejamentos — mais coerentes com a realidade do negócio.
Adote a cultura de melhorias contínuas
Em muitas empresas, é comum a cultura de “quando eu cheguei aqui, já era assim”, “em time que está ganhando, não se mexe” e “se o processo dá bons resultados, vamos continuar fazendo assim”. O problema é que esse tipo de pensamento interfere na busca por resultados melhores e dificulta a modernização e o crescimento do negócio.
Para resolver essa questão, basta implementar a cultura de realizar melhorias contínuas. De tempos em tempos, deve-se fazer uma revisão nos processos da sua loja de móveis. Buscando novas falhas ou outras mudanças que possam ser adotadas. E que ajudarão a alcançar os objetivos e proporcionar resultados cada vez mais satisfatórios.
Por exemplo, verificar o andamento do processo a partir do momento em que a venda é fechada, até a entrega dos produtos para o cliente.
Como escolher o melhor sistema para gerenciar o fluxo de trabalho na sua loja de móveis?
Acompanhar as tarefas realizadas em uma loja pode ser bem difícil. Dependendo do tamanho da empresa, podem haver vários pequenos processos que são executados a cada momento, os quais exigem observação bem detalhada para serem administrados. Para facilitar isso, o ideal é que você invista em ferramentas que o auxiliem nessa tarefa.
Sistemas de gestão são praticamente obrigatórios em vários negócios hoje em dia, pois permitem a automação de algumas tarefas. Com o tempo, você poderá usar essas informações para melhorar o seu desempenho.
A escolha correta do sistema dependerá do seu contexto. Tenha em mente quais são as funcionalidades de que você precisa para otimizar seu fluxo de trabalho e como elas precisam ser implantadas. Em seguida, compare as opções e veja aquela que oferece a melhor relação entre custo e benefício.
Como vimos, a otimização do fluxo de trabalho de uma loja de móveis é muito importante para que a empresa aumente a sua competitividade e cresça no mercado. Contudo, para que isso seja possível, é necessário ultrapassar a barreira da resistência dos colaboradores com relação às mudanças. E isso só pode ser feito por meio da conscientização da importância que isso tem para as rotinas e a empresa.
Se você está procurando por algo que o ajude a otimizar o seu fluxo de trabalho, a FoccoLOJAS certamente pode lhe ajudar. Veja nossa demonstração de sistema agora mesmo e descubra mais!
