Um problema comum que muitas empresas enfrentam é a dificuldade em monitorar os projetos e avaliar o seu desempenho, bem como conseguir acompanhar o status de cada um deles. E isso pode ser crucial para quem deseja ter uma loja de móveis de sucesso.
No setor moveleiro, aliás, é fácil encontrar lojas de móveis que não conseguem fazer uma gestão eficaz das atividades de acordo com o status do andamento. Em muitos casos, aliás, os projetos até já foram encerrados, mas não foram formalizados quando concluídos.
Pensando em auxiliar as lojas de móveis a fazerem um controle de projetos altamente eficaz, decidimos criar esse post para explicar o que é gestão de projetos, qual é sua importância e o que a empresa pode perder caso não realize um bom controle.
Também para mostrar algumas dicas práticas de como sua loja de móveis pode monitorar suas atividades a fim de maximizar os resultados.
Esperamos que goste!
Afinal, o que é gestão de projetos?
Gestão de projetos é uma atividade administrativa que visa a realização de tarefas conforme os requisitos elaborados no planejamento. Para isso, utilizam-se técnicas, conhecimentos e habilidades; tudo para que os resultados sejam alcançados com o máximo de eficiência.
A gestão de projetos, quando feita corretamente, acelera o alcance dos objetivos. Isso porque alinha o foco às metas e permite a programação prévia de cada atividade. O controle de projetos geralmente é dividido em dez áreas. São elas:
1- Integração
A área de integração garante que todas as atividades da empresa permaneçam coordenadas durante o ciclo de vida de um projeto. Aqui é preciso desenvolver um termo de abertura e um plano de gerenciamento, bem como fazer a gestão do trabalho.
2- Escopo
Na área escopo são definidas as metas e os objetivos a serem alcançados com o projeto. É preciso acrescentar o máximo de informações relacionadas às atividades tais como descrição do projeto, custos, prazos, equipe responsável, entre outros.
3- Custos
A área de custos é direcionada ao levantamento e controle de todos os gastos relacionados ao projeto. Aqui deve-se planejar o gerenciamento dos custos, e fazer uma estimativa. Também determinar o orçamento e monitorar o status do projeto para controlar os gastos.
4- Qualidade
A finalidade dessa área é garantir que o projeto tenha bons resultados. Para isso, a empresa deve seguir três processos base: planejar o gerenciamento de qualidade, fazer a gestão de qualidade e realizar o controle de qualidade.
5- Aquisições
Na área de aquisições ocorre a compra de produtos e serviços, bem como a contratação de pessoas necessárias para a realização do projeto. Para ter sucesso neste departamento, a empresa precisa gerenciar as atividades com base em três etapas: planejamento, condução e controle.
6- Recursos Humanos
O objetivo dessa área é garantir que a empresa tenha uma boa equipe para a realização do projeto. Para isso, deve-se realizar os seguintes processos: planejamento de recursos, contratação, desenvolvimento dos integrantes e gerenciamento do time.
7- Comunicações
Essa área tem como finalidade fortalecer vínculos e otimizar o acesso às informações. Para promover o gerenciamento da comunicação, é necessário que a empresa transmita dados verídicos do projeto a todos os envolvidos. Isso inclui escopo, cronograma, objetivos, riscos e metas.
8- Risco
A área de risco serve para identificar problemas que podem prejudicar o cumprimento das atividades. Para avaliar os riscos, a loja de móveis precisa fazer o planejamento detalhado do projeto, levantar os possíveis erros, inclusive calcular o nível de exposição ao risco.
9- Tempo
Essa área impede que qualquer tipo de problema prejudique o cumprimento do cronograma. Nesse caso, é feito um planejamento prévio para definir funções, sequência de tarefas e estimativa de recursos. Também estima-se a duração das atividades.
10- Partes Interessadas
Os objetivos dessa área são reduzir a resistência, aumentar o apoio e minimizar os impactos negativos das partes interessadas. Aqui é preciso identificar os stakeholders (indivíduos, grupos ou organizações), planejar o engajamento e fazer a gestão e monitoramento desse contato.
Qual a importância de controlar os projetos da empresa?
A loja de móveis que quer ter bons resultados precisa fazer o gerenciamento de seus projetos. Só assim vai poder reduzir erros, melhorar o desempenho das etapas e garantir a qualidade dos seus produtos. Isso pode, inclusive, assegurar a satisfação e fidelização de clientes.
Quando a empresa não possui um controle de projetos eficaz, ela fica perdida e sem direção. E essa confusão interna impede que ela aloque seus investimentos, estratégias e pessoas com assertividade.
O que a loja de móveis pode perder se não fizer o monitoramento e controle de projetos?
Quando falamos em gestão de projetos, as pessoas geralmente focam no que a empresa tem a ganhar com esse controle. Mas se perguntássemos o que a sua loja de móveis pode perder se não fizer um monitoramento e controle eficaz, você saberia a resposta?
Antes de mais nada, temos que entender que a empresa pode ficar suscetível a erros. Esses erros, por sua vez, podem fazer com que a loja de móveis perca produtividade e recursos financeiros importantes que poderiam ser alocados futuramente, em outros projetos.
Além de produtividade e recursos financeiros, a empresa também pode perder qualidade no desempenho das atividades e produtos. E isso pode impactar negativamente na satisfação dos clientes e sua fidelização.
Outros elementos importantes que a empresa pode perder caso não faça o monitoramento e controle eficaz estão relacionados à competitividade e sua reputação. Afinal, como não oferece bons produtos e serviços, deixa de ser a melhor opção em uma decisão de compra.
3 dicas para controlar os projetos da empresa
Agora que já vimos o que é gestão de projetos, qual sua importância e o que a empresa pode perder se não fizer o controle, mostraremos como fazer o gerenciamento em poucos passos.
Abaixo separamos 3 dicas simples que podem ser colocadas em prática hoje mesmo pela loja de móveis. Confira!
1- A loja de móveis de sucesso faz o monitoramento e controla cronogramas
Uma das atividades principais de um projeto é o acompanhamento do cronograma. A falta desse controle em uma loja de móveis pode acarretar em atrasos e aumento dos custos do projeto — o que diminui a rentabilidade da empresa.
Quando a loja de móveis executa vários projetos ao mesmo tempo, o ideal é ter um cronograma consolidado, através do qual o gestor pode acompanhar o status de cada projeto e saber quais são as etapas seguintes, bem como efetuar as cobranças necessárias a cada responsável por determinada atividade.
2- Faça um controle rigoroso dos custos dos projetos
Além do controle de cronograma, é necessário acompanhar bem de perto os custos relativos ao projeto. Esse acompanhamento permite visualizar a possibilidade de o orçamento ser estourado.
Em alguns casos, é preciso antecipar problemas e tomar decisões que ajudem a retomar o controle dos custos.
Aliás, quando os custos não são acompanhados, a probabilidade de o orçamento ser ultrapassado é bem maior. Principalmente quando não há a comparação de quanto foi orçado e como esse orçamento deve ser gasto.
3- Utilize um sistema de gestão para ser uma loja de móveis de sucesso
Um sistema ERP garante a integração de todas as áreas da loja de móveis de sucesso. Ele mantém o fluxo de informação contínuo e transmite maior confiabilidade na execução dos processos.
Além de diminuir os riscos de erros e retrabalhos, ele também permite a geração de relatórios gerenciais que contribuem para a análise dos resultados dos processos, bem como a identificação de pontos de melhorias e até mesmo no processo de tomada de decisão dos gestores.
No caso do FoccoLOJAS, existe o módulo de revisão, que permite o acompanhamento e a revisão dos projetos em andamento na empresa. A ferramenta também garante o acesso a módulos que ajudam desde o controle de suprimentos até a gestão comercial.
Realizar o controle de projetos na empresa é uma tarefa fundamental. Por meio da gestão, a loja de móveis consegue viabilizar a execução de um planejamento, absorver mão de obra, capital e recursos empresariais, bem como garantir a melhoria nos processos.
Se você quer garantir que seu negócio se mantenha como uma loja de móveis de sucesso, mas ainda tem dúvidas sobre como realizar o controle de projetos, sem pânico! Converse agora mesmo com a nossa equipe e veja como o FoccoLOJAS pode te ajudar.
