Há diversos erros que podem desencadear o fracasso nos projetos de uma loja de móveis. Parte deles se devem a falhas na gestão de projetos.
O gerenciamento de projetos deve focar em itens relevantes para promover um bom desenvolvimento da empresa. Entre eles está o bom planejamento das ações, estabelecer uma comunicação eficiente entre o gerente do projeto e a equipe, organização adequada e outros diversos pontos.
Neste post destacaremos quais são os principais erros na gestão de projetos que devem ser evitados. Continue a leitura para saber como ter sucesso no gerenciamento de projetos!
O que é gestão de projetos?
O gerenciamento de projetos configura a aplicação de ações adequadas, como conhecimentos e práticas que poderão alavancar o seu negócio, além de ferramentas aptas para atender aos seus requisitos.
Sua aplicação varia de acordo com a meta ou projeto a ser alcançado. Portanto, a sua utilização, quando bem executada, traz diversos benefícios que são excelentes meios de potencializar os resultados do negócio.
Quais os principais erros da gestão de projetos que devem ser evitados?
Um bom gestor deve estar preparado para evitar erros de projeto que podem comprometer todo o andamento dos processos. Confira as principais situações em que você deve ficar de olho!
1. Falta de planejamento
O planejamento é a base para um bom desenvolvimento da gestão. Assim, é de suma importância que o gerenciador analise todas as ações desenvolvidas na empresa e quais que deseja realizar — além de compreender todas as informações e dados relevantes para a realização do projeto.
É nesse quesito que a responsabilidade e a atribuição de cada setor da empresa devem ser conhecidas. Por isso, se vê a importância de planejar seus projetos.
É justamente nessa etapa que as ações são encaminhadas e direcionadas — tanto a curto quanto a médio prazo. Isso impacta diretamente o desenvolvimento dos projetos, já que evita erros e traz resultados mais satisfatórios.
2. Falta de comunicação
Esse erro acomete diversos empreendimentos. Tal ocorrência está vinculada, principalmente, ao fato de o gerente não deixar clara a importância do diálogo e não manter toda a equipe informada diante dos acontecimentos da empresa.
A falta de comunicação pode desencadear muitos malefícios e danos ao projeto elaborado. Por isso, o gestor deve saber ouvir os feedbacks da sua equipe. Através deles, é possível analisar a situação do ponto de vista dos colaboradores, possibilitando identificar falhas que podem prejudicar os projetos.
Além disso, a comunicação é essencial para manter todos os envolvidos alinhados com os objetivos da empresa. O ganho de desempenho é notável em uma equipe mais envolvida, possibilitando alcançar resultados melhores.
3. Atribuição errada de recursos e tarefas
Essa etapa, geralmente, é uma consequência de um mau planejamento. Para reverter esse quadro, é necessário elaborar um cronograma, deixando explícitas todas as atividades a serem desenvolvidas por cada pessoa da equipe.
Também é preciso atribuir as datas de entregas e prever os riscos que podem acontecer, além de deixar bem claras as consequências que podem ser desencadeadas.
Ademais, é importante que haja um fiscal averiguando o cumprimento de todas as atividades, para que efetivamente se diminuam as falhas.
Dessa forma, é possível cumprir adequadamente aquilo que foi atribuído, visto que o papel do gestor é fundamental para o progresso e para o desenvolvimento concreto de seu estabelecimento.
4. Prazos apertados
Saber lidar com o tempo é essencial em uma gestão de sucesso. Preparar-se para possíveis imprevistos é uma forma eficiente de evitar contratempos e ter que correr contra o relógio.
Um dos erros de projetos mais comuns é justamente em relação ao prazo. Muitos gestores acabam lidando com as coisas em cima da hora, prejudicando a qualidade final do processo.
O ideal é definir bem os prazos ainda no estágio de planejamento. Lidar com as coisas com pressa é extremamente negativo para os resultados. Portanto, estipule apenas o que a sua equipe consegue entregar dentro do combinado.
5. Negligenciar detalhes e ignorar problemas
Qualquer tipo de negócio está suscetível a problemas. Negligenciar os erros de projetos é uma ação que pode causar sérios danos a longo prazo, prejudicando totalmente o andamento do processo.
Para ter uma gestão de sucesso, você deve ficar sempre atento aos detalhes, além de estar preparado para possíveis erros. A comunicação é um ponto muito importante nesse momento.
Procure também entender o andamento do seu projeto já que quanto mais cedo um problema for detectado, menor é o dano que ele causará.
Grande parte dos erros de projetos são ocorridos devido à má gestão. Eles podem ser recorrentes desde a etapa de planejamento até o final do processo. Portanto, é essencial que os responsáveis sejam capacitados de forma que consigam lidar com problemas e não comprometam o sucesso da operação.
6. Alterações no escopo
Ainda que sejam uma prática um tanto quanto comum, as alterações de escopo devem ser bem administradas para evitar grandes complicações no projeto. O gestor é responsável pelo controle dessas mudanças, analisando e estudando a viabilidade das novas solicitações e o impacto que elas vão ter no plano original.
Quando o cliente solicita algum tipo de alteração, ele não pensa nas consequências que podem surgir, como atraso dos prazos e aumento de custos. Portanto, é essencial estar preparado para lidar com esse tipo de situação e administrar os recursos de forma eficiente.
Acatar constantemente as solicitações pode trazer problemas para o gestor, então, nesse momento, é indispensável ter pulso firme e verificar a possibilidade das modificações.
7. Não utilizar um sistema de gestão
Com a falta de tempo para lidar com todas as atribuições de diferentes projetos, é preciso contar com soluções que agilizem os processos e trazer mais praticidade para o dia a dia na empresa. Os sistemas de gestão possibilitam maior controle sobre as operações e projetos, melhorando os resultados da gestão.
Nesse tipo de ferramenta, você conta com benefícios como: organizar as atribuições por meio de cronogramas, acompanhar os principais indicadores de desempenho e acompanhar o andamento das tarefas, entre outros.
Pronto! Agora você viu como é possível evitar erros de projetos e alavancar o seu negócio! O uso da tecnologia é essencial para quem quer uma gestão mais ágil e precisa, além de reduzir a ocorrência de falhas.
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