Saiba por que a loja de móveis deve usar assinatura eletrônica de documentos

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O termo “assinatura eletrônica” não é novidade, mas ainda hoje existem empresas que não utilizam a tecnologia porque ficam com dúvidas em relação à segurança, ou porque não sabem se o método realmente é vantajoso.    

A sua loja de móveis usa a assinatura eletrônica de documentos? 

Veja neste post por que as empresas do setor moveleiro precisam adotar essa modalidade caso o objetivo seja reduzir custos, melhorar a experiência de compra e sobressair no mercado competitivo. Descubra também como o FoccoLOJAS pode ajudar na aplicabilidade da assinatura eletrônica. 

Esperamos que goste do conteúdo! 

Afinal, o que é assinatura eletrônica? 

A assinatura eletrônica nada mais é do que uma senha utilizada para autenticar documentos. Como é usada para aprovar informações no mundo digital, precisa ser realizada por meio de um tolken, biometria facial, touch screen ou outras formas de autenticação eletrônica. 

Por não exigir a assinatura manual de uma signatário, é considerada mais simples e menos burocrática que a assinatura à caneta. Sendo assim, uma excelente opção para as empresas melhorarem a gestão de documentos e acelerarem pagamentos, transferências bancárias e outras transações.  

No entanto, para que uma assinatura eletrônica tenha validade jurídica, é fundamental que a mesma atenda os seguintes critérios:

  • Autenticidade: é preciso que a assinatura realmente tenha sido feita pelo signatário;
  • Integridade: é necessário assegurar que não houve qualquer tipo de alteração nas informações fornecidas;
  • Não-repúdio: é preciso garantir que a assinatura possui registro legal para  evitar que o autor negue ter criado e assinado o documento.

Para aqueles que ainda estão em dúvida sobre o uso e a segurança da assinatura eletrônica, vale lembrar que já existem plataformas que oferecem o serviço e que, inclusive, garantem a validade jurídica.  

Benefícios da assinatura eletrônica

Uma das grandes vantagens da assinatura eletrônica é que ela amplia a eficiência dos processos, garantindo mais agilidade. No entanto, isso está longe de ser o seu único benefício. Abaixo veja todos os diferenciais que a tecnologia pode trazer para o dia a dia de uma empresa: 

1- Aumento de produtividade

Segundo a Gartner, as empresas desperdiçam cerca de 25 horas da jornada de trabalho recriando documentos não digitalizados e aproximadamente 400 horas anuais procurando arquivos. A pesquisa mostra, ainda, que 1 em cada vinte documentos é extraviado e cerca de 10% não são encontrados na primeira tentativa.

Já pensou em quanto tempo poderia ser economizado e como a mão de obra seria otimizada se seu negócio adotasse essa tecnologia? 

Como a assinatura eletrônica é feita digitalmente, as empresas do setor moveleiro podem acelerar processos que até então demandavam tempo e eram exaustivos. E, com isso, aumentar a produtividade da equipe.

2- Redução de custos

Custos com cartório, transporte de documentos, aquisição de papel, compra de toners e caixas-arquivo, enfim. Tudo isso acarreta gastos que podem impactar o orçamento de uma loja de móveis.  

Mas a empresa não precisa mais sofrer com isso se utilizar a assinatura eletrônica como aliada. Isso porque operações de armazenamento, envio e transmissão de arquivos podem ser feitas pelo computador. Contribuindo, assim, para a redução de custos com almoxarifado, cartório e até mesmo material de expediente.  

3- Maior segurança das informações

Quantas reportagens já foram publicadas sobre fraudes e falsificação de documentos? Inúmeras! A assinatura manual possui maior risco de ser fraudada, pois a grafia de uma pessoa pode ser facilmente replicada pelas mãos dos criminosos. 

Com a assinatura eletrônica, por outro lado, é possível minimizar os riscos. Ao utilizar uma plataforma de confiança, que investe em seguridade e constantes inovações, a loja pode proteger as informações relacionadas ao cliente inclusive a própria organização.  

Por que usar a assinatura eletrônica de documentos na loja de móveis?

Se fizermos uma análise dos últimos anos, podemos ver que o comércio sofreu uma série de mudanças. O consumidor passou a utilizar mais redes sociais, a priorizar o e-commerce e também a exigir um atendimento diferenciado.

Mesmo com a retomada da economia, o comportamento do consumidor não vai voltar a ser o que era antes. Por isso, investir em inovação e recorrer às tecnologias será cada vez mais necessário para a empresa do setor moveleiro.

Sua empresa precisa investir em atender bem o cliente, passar confiança e garantir um diferencial diante dos concorrentes. 

A assinatura eletrônica, portanto, é uma alternativa para a loja de móveis garantir a validade jurídica de todos os documentos, acelerar transações e oferecer um atendimento ágil. Além disso, ajuda a reduzir os custos e acabar com as preocupações relacionadas a pagamentos, entrega de projetos, falsificações de assinaturas, entre outros.  

Como aplicar a assinatura eletrônica na sua loja?

Agora que você já sabe o que é assinatura eletrônica, quais são seus benefícios e qual a importância dela para uma loja de móveis, deve estar pensando: “Como posso aplicar este método de assinatura dentro da minha empresa?”

Pois bem, hoje existem muitas ferramentas disponíveis para essa finalidade. O Doc Seguro, por exemplo, é uma das opções. 

O Doc Seguro é uma solução totalmente integrada ao FoccoLOJAS. Isso significa que não é preciso baixar e reenviar arquivos para o sistema de gestão. A loja de móveis pode fazer tudo no mesmo local, sem fazer a contratação de uma plataforma extra para validar documentos.

Com o Doc Seguro e o FoccoLOJAS a sua loja de móveis pode emitir uma série de assinaturas, gerar arquivos e enviar projetos, orçamento, checklist de montagem ou até certificado de garantia em poucos cliques para o cliente.

A empresa também pode dizer adeus aos gastos desnecessários com o envio de documentos físicos e serviços com cartório. Isso porque toda a movimentação das informações pode ser realizada dentro do Doc Seguro.  

Certamente essa agilidade ajuda a reduzir custos e proporciona uma melhor experiência de compra. E tudo isso reflete na satisfação do cliente que fica cada vez mais motivado a fechar negócios com a loja.

Ficou curioso sobre como o FoccoLOJAS pode ajudar a sua empresa a se destacar? Então peça agora mesmo uma demonstração gratuita da ferramenta e dê o primeiro passo para melhorar a gestão da sua loja de móveis!

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