A gestão de contratos tem importância igual ou, em alguns casos, superior à da administração financeira. Entretanto, é comum essa área ser negligenciada pelos empresários, o que pode gerar um desequilíbrio na estrutura funcional de todo o negócio.
Existem alguns aspectos que precisam ser levados em consideração ao realizar o gerenciamento como, por exemplo, análise dos custos, lucro e logística de estoque. Por isso, é importante que a gestão contratual esteja em perfeita harmonia com os demais setores da loja de móveis.
Quer conhecer mais sobre a gestão de contratos e entender como ela pode impactar de forma positiva a sua empresa? Então continue lendo o post para descobrir!
O que é a gestão de contratos?
O objetivo da gestão de contratos é proporcionar mais segurança na hora de estabelecer uma aliança com um fornecedor, por exemplo. Apesar de parecer que o seu papel é apenas esse, um contrato pode facilitar as relações comerciais e aumentar os lucros.
É evidente que, desde o momento em que se abre uma empresa, diversos serviços deverão ser solicitados, pois existem etapas para que um produto seja oferecido para o seu consumidor final.
Portanto, torna-se mais viável realizar uma padronização dos contratos, sendo eles ofertados para fornecedores, funcionários ou, até mesmo, para possíveis investidores.
Por que fazer a gestão de contratos é importante
Já imaginou um cliente solicitar um projeto, a sua loja de móveis fazer o trabalho e quando tudo está pronto simplesmente ele decide cancelar o pedido? Ou a empresa realizar uma compra grande de produtos, fazer o pagamento e o fornecedor não executar a entrega por falta de estoque?
A empresa não só pode ter prejuízos, como também perder um tempo valioso e arcar com custos desnecessários.
A gestão de contratos é fundamental para a loja de móveis manter o controle sobre todas as etapas dos documentos e monitorar prazos e cumprimento de funções. Mas, mais importante que isso, para garantir a segurança nas transações comerciais e se proteger legalmente na hora de lidar com clientes, fornecedores e investidores.
Mesmo que um cliente seja antigo, o fornecedor seja de confiança e o investidor esteja interessado em investir, a loja não pode depender apenas do cumprimento da palavra para fazer uma negociação. É preciso mitigar os riscos e a melhor forma de fazer isso é por meio de uma boa gestão contratual.
Quais os benefícios de gerenciar os contratos de forma efetiva?
Manter os documentos organizados, com cláusulas válidas e que garantem o cumprimento das obrigações, é um dos principais benefícios da loja de móveis gerenciar os contratos. Porém, existem outras vantagens que também precisam ser mencionadas nesse texto.
Abaixo, veja quais são elas:
Otimizar a gestão das entregas
Os contratos estabelecem uma previsão para a realização do serviço prestado e para a entrega de matérias-primas. Com isso, o empreendedor poderá se organizar de modo que sempre possa oferecer o produto para o público-alvo, evitando imprevistos.
Garantir a satisfação dos clientes
Por meio desse gerenciamento, a loja de móveis poderá passar mais confiança para o cliente e, com isso, aumentar sua satisfação. Haverá um engajamento desde a entrega da matéria-prima até a fabricação do produto final, visto que todos os prazos serão pautados em cláusulas contratuais.
Proporcionar maior segurança jurídica
É importante destacar que em um negócio, por menor que seja, as relações e as prestações de serviços não devem ser pautadas apenas considerando a relação de confiança entre as duas partes.
Além de estabelecer uma boa relação com seus fornecedores, por exemplo, um administrador deve se prevenir por meio de documentos que comprovem que aquela aliança está realmente selada. Assim, evita processos e ações judiciais em longo prazo.
Reduzir custos
A diminuição dos custos ocorre devido à organização prévia de cláusulas e às previsões de custos antes da criação do contrato. Por meio desse gerenciamento, a empresa poderá criar mecanismos para evitar possíveis prejuízos.
Portanto, uma das principais vantagens da gestão de contratos é, também, a possibilidade para o administrador agir de uma forma mais estratégica e administrar os prazos de entrega dos produtos. Com isso, a empresa evita gastos desnecessários e aumenta a sua receita.
Como fazer uma gestão de contratos e se prevenir de problemas jurídicos
Agora que você já sabe o que é gestão de contratos, qual a sua importância e seus principais benefícios, chegou a hora de descobrir como fazer um controle altamente eficaz. Para facilitar o entendimento, separamos as informações em cinco tópicos. Confira!
1- Preste atenção à redação dos contratos
Contratos são utilizados para firmar as transações de compra e venda. Para tanto, esses documentos contém diversas informações, entre as mais comuns:
- nomes das partes
- serviços ou produtos contratados
- obrigatoriedades
- assinaturas
Assim, para evitar qualquer tipo de problema no futuro, o ideal é que a loja de móveis adquira o hábito de acompanhar a redação de cada um dos contratos atentamente. Só assim poderá assegurar que os dados inseridos estão legíveis e que as cláusulas cumprem com o combinado.
2- Organize os documentos
A segunda etapa na gestão consiste em organizar os documentos. Mesmo que a loja de móveis comece a prestar mais atenção à redação dos contratos, isso não vai adiantar muito se ela simplesmente extraviar os documentos ou não mantiver uma cópia de segurança.
Assim sendo, sugerimos que você organize os contratos de modo que fiquem protegidos contra qualquer dano. Também que sejam de fácil acesso para quando a sua loja precisar realizar buscas ou fizer a conferência de um documento específico.
3- Monitore os contratos
Os contratos geralmente possuem um período de validade, como é o caso de aluguéis e prestação de serviços. Após esse tempo de duração, então, novas cláusulas podem ser inseridas no documento e até valores podem ser alterados e sofrer acréscimos.
Imagine que a sua loja de móveis contratou uma empresa de TI para cuidar do seu e-commerce, e que no contrato foi determinado um valor “x” durante os três primeiros meses e um acréscimo de 10% a partir daí.
Você não vai querer passar um susto na hora de pagar pelos serviços, certo? Por isso, monitorar os contratos regularmente, para acompanhar os vencimentos e futuras alterações, é a terceira etapa para uma gestão sem erros.
4- Utilize a assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica ajuda a acelerar transações de compra e venda, garante a validade jurídica de todos os documentos e acaba com as preocupações relacionadas a pagamentos, entrega de projetos, falsificações de assinaturas, entre outros.
Como a gestão de contratos também envolve monitorar os documentos, utilizar a assinatura eletrônica pode ser uma alternativa interessante para manter a loja de móveis protegida. Não só isso, mas também para reforçar a confiança entre cliente, fornecedor e empresa.
5- Invista em um software capaz de ajudar na gestão
Como cada transação de compra e venda exige um contrato, é comum a loja de móveis ter um grande volume de documentos para analisar, arquivar e monitorar. A questão é que nem sempre sobra tempo para fazer isso no dia a dia, ainda mais se não tiver uma ferramenta capaz de ajudar na gestão.
Já pensou ter que localizar todos os contratos de um único cliente em questão de minutos? Ou ter que arquivar mais de cinquenta documentos no mesmo dia?
A empresa não pode depender apenas de trabalhos manuais se o objetivo é fazer um controle rápido. Para isso, precisa contar com ferramentas que aceleram os processos e, nesse caso, um software pode ser uma alternativa interessante.
Nosso artigo ajudou você a entender o que é a gestão de contratos? Gostou de descobrir quais são as vantagens desse controle e como fazer o gerenciamento na prática? Então, continue lendo o nosso blog e fique por dentro de todas as novidades relacionadas ao setor moveleiro!
